MEI com funcionário CLT: regras, encargos e custo em 2026

Crescer sem poder contratar é uma das maiores frustrações de quem está no MEI. Mas a legislação brasileira permite que o Microempreendedor Individual contrate até 1 funcionário CLT — com regras específicas e encargos que muitos desconhecem. Em 2026, com o salário-mínimo em R$ 1.530 e o INSS patronal diferenciado para o MEI, o custo real de um funcionário pode ser calculado com precisão. Neste guia, você entende as regras, os encargos e como decidir se a contratação faz sentido para o seu negócio.

O que a lei diz sobre funcionário MEI

A Lei Complementar 128/2008, que criou o MEI, permite a contratação de 1 único empregado. As condições são claras:

• O salário do empregado deve ser o salário-mínimo nacional (R$ 1.530 em 2026) ou o piso da categoria definido pela convenção coletiva — o que for maior
• O vínculo é regido pela CLT normalmente, incluindo FGTS, férias, 13º salário, aviso prévio e todos os direitos trabalhistas
• O MEI passa a ter obrigações de empregador: eSocial, FGTS, GPS (Guia da Previdência)
• O funcionário do MEI não pode ser sócio ou familiar do empreendedor sem vínculo empregatício formal

Contratar mais de um funcionário viola as regras do MEI e pode resultar no desenquadramento do regime. Se você precisa de mais de um colaborador, o caminho correto é migrar para o Simples Nacional como ME (Microempresa).

Encargos do MEI empregador: o custo real

A grande vantagem do MEI empregador em relação a outras empresas é a alíquota reduzida de INSS patronal: enquanto empresas no regime geral pagam 20% sobre o salário do funcionário, o MEI paga apenas 3%. Veja o custo mensal completo com salário-mínimo (R$ 1.530):

• Salário bruto: R$ 1.530,00
• INSS patronal (3%): R$ 45,90
• FGTS (8%): R$ 122,40
• Total mensal: R$ 1.698,30

Ao longo do ano, há ainda os custos de: - 13º salário: R$ 1.530,00 (em novembro/dezembro) - Férias + 1/3: R$ 2.040,00 por ano - Aviso prévio (caso de demissão sem justa causa): mínimo 30 dias de salário

O custo anual total de um funcionário com salário-mínimo para o MEI gira em torno de R$ 23.000 a R$ 26.000 — incluindo 13º, férias, FGTS e encargos mensais. Esse número deve ser considerado no planejamento de caixa antes da contratação.

O eSocial para MEI empregador

Desde 2020, o MEI empregador é obrigado a usar o eSocial para comunicar admissões, folha de pagamento, férias e desligamentos. O acesso é pelo portal gov.br/esocial e é gratuito. O não uso do eSocial pode gerar multas e impede a emissão da GPS (guia do INSS patronal).

Como calcular o custo-benefício de contratar

A decisão de contratar deve considerar quanto a presença do funcionário pode gerar de retorno. Um cálculo simples:

• Se o funcionário permite que você atenda mais clientes ou libere seu tempo para atividades de maior valor, a contratação pode se pagar
• Para um MEI faturando R$ 6.000/mês, um funcionário que custa R$ 1.700/mês representa 28% do faturamento — só vale se gerar ao menos 35-40% a mais de capacidade produtiva
• Se o faturamento já está próximo de R$ 81 mil anuais, contratar pode ser o sinal de que está na hora de migrar para o Simples como ME

Passo a passo para contratar o primeiro funcionário MEI

Contratar formalmente requer organização. Siga esta sequência:

• Defina o salário (mínimo ou piso da categoria — verifique o sindicato da atividade)
• Registre a admissão no eSocial antes do início das atividades
• Assine a CTPS do funcionário (digital ou física)
• Abra conta vinculada ao FGTS na Caixa Econômica Federal
• Emita a GPS mensal até o dia 7 do mês seguinte (INSS patronal)
• Deposite o FGTS até o dia 7 de cada mês

A multa por atraso na GPS é de 2% sobre o valor + juros Selic. Na GPS do MEI empregador, você recolhe o INSS patronal (3%) e o INSS descontado do funcionário (7,5% a 14%, conforme a faixa salarial).

Erros que podem custar caro

• Contratar sem registrar no eSocial e na CTPS: infração trabalhista grave, multa proporcional ao tempo de trabalho informal
• Pagar abaixo do piso da categoria: sujeito a autuação do Ministério do Trabalho
• Não depositar o FGTS: o funcionário pode acionar a empresa e receber os valores acumulados + multa de 40% sobre o total
• Contratar mais de 1 funcionário: desenquadramento automático do MEI
• Não incluir o custo do funcionário no cálculo do DAS: o DAS do MEI não muda com a contratação, mas o fluxo de caixa muda muito

Como o Despezzas apoia o MEI empregador

Quando você passa a ter um funcionário, o controle financeiro se torna ainda mais crítico. No Despezzas, você registra as saídas mensais de folha, FGTS e GPS como categorias fixas — e a projeção de fluxo de caixa mostra automaticamente o impacto dessas despesas no saldo futuro. A funcionalidade de metas pode ser usada para reservar o 13º salário mês a mês, evitando o susto em novembro.

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